Will man Google Docs oder Office Live Workspace intensiv nutzen, stellt sich früher oder später die Frage nach dem Speicherplatz, der Anwendern zur Verfügung gestellt wird. Microsoft beantwortet diese Frage sehr klar und setzt das Limit bei 500 MB pro Live Workspace, was in etwa 1000 Microsoft Office-Dokumenten entsprechen soll. Konkrete Informationen zum verfügbaren Speicherplatz bei Google Docs zu finden gestaltet sich dagegen schwieriger. Google gibt den verfügbaren Speicherplatz nicht in Megabytes an, sondern beschränkt die Anzahl der Dokumente. Anwender dürfen maximal 1000 Spreadsheets erstellen sowie insgesamt 5000 Textdokumente und Präsentationen. Darüberhinaus dürfen noch 5000 Bilder hochgeladen werden, was hauptsächlich im Zusammenhang mit dem Erstellen von Präsentationen und Textdokumenten von Bedeutung sein dürfte.

Weiterhin dürfen Textdokumente in Google Docs eine maximale Größe von 500 KB zuzüglich 2 MB pro eingebetteter Bilddatei aufweisen. Weiterhin dürfen Textdokumente in Google Docs eine maximale Größe von 500 KB haben; bei Tabellenkalkulationsdateien wird es noch etwas komplizierter: Spreadsheets dürfen entweder maximal 10.000 Reihen, 256 Spalten, 100.000 Zellen oder 40 Arbeitsblätter enthalten. Darüber hinaus ist die Anzahl der Zellen, die eine Formel enthalten, auf 20.000 pro Datei begrenzt. Microsoft geht hier dankenswerterweise den einfacheren Weg und erlaub Dateigrößen bis zu 30 MB - unabhängig vom Dateityp.

Dateifreigabe und Zusammenarbeit

Die eigentlichen Stärken von Online-Office-Anwendungen liegen bei der Arbeit mehrerer Personen an den gleichen Dokumenten. Sowohl Microsoft als auch Google bieten die Möglichkeit, einzelne Dokumente für Dritte freizugeben. Die Personen, für die das Dokument freigegeben wird, können entweder als Mitarbeiter am Dokument eingestuft werden oder einen Lese-Zugriff auf das Dokument erhalten. Die Freigabe-Benachrichtigungen werden aus den jeweiligen Diensten per E-Mail an die Empfänger versandt. Dokumente und Präsentationen in Google Docs können für maximal 200 Empfänger freigegeben werden; Spreadsheets unterliegt diesem Limit nicht. Der gemeinsame Zugriff auf einzelne Workspaces und Dateien in Office Live Workspace ist auf 100 Personen beschränkt.

Weiterhin erlauben sowohl Google Docs als auch Office Live Workspace die Veröffentlichung eines Dokuments im Lese- Modus mit Zugriffsrechten für jedermann. Dies bedeutet, dass jeder dieses Dokument aufrufen kann, auch wenn man nicht im Besitz eines Benutzerkontos für den jeweiligen Dienst ist. Solch ein Zugriff erfolgt über eine lange, einzigartige URL. Diese URL wird von Office Live Workspaces beim Setzen der entsprechenden Option vor dem Versenden einer Freigabe-Email generiert und in diese eingebettet. Google Docs hingegen zeigt diese spezielle URL bereits auf der Weboberfläche an, was eine Verbreitung der URL auch per Instant-Messenger ermöglicht.

Dokumente und Präsentationen in Google Docs können von zehn Personen gleichzeitig betrachtet oder bearbeitet werden. Das Limit für Spreadsheets beträgt 50 Personen. Ist in Office Live Workspace eine Datei zur Bearbeitung durch mehrere Personen freigegeben, wird diese ab Bearbeitungsbeginn im System als "checked out" markiert. Weitere Anwender, die auf diese Datei zugreifen möchten, werden über diesen Zustand benachrichtigt.