Desktop-Computer, Notebook und Handy gehören für viele Menschen zum Arbeitsalltag. Durch vernetztes Arbeiten mit anderen Personen und der Tatsache, dass man selbst auf mehrere Geräte zurückgreift, stellt sich oftmals die Frage der Datenhaltung und Organisation. Lassen sich Dateien zwischen dem Desktop-Computer und dem Notebook durch simples Kopieren noch relativ einfach auf einen gemeinsamen Stand bringen, ist dies bei der Beteiligung mehrerer Mitarbeiter kaum noch möglich.


Zentraler Datenspeicher

Hilfreich sein können hierbei verschiedene technische Lösungen wie die Bereitstellung eines zentralen Datenspeichers im Netzwerk - zum Beispiel in Form eines NAS-Geräts. Anwender haben dadurch die Möglichkeit, Daten zentral abzuspeichern und gleichzeitig für mehrere Personen zugänglich zu machen (Client-Server-Modell). Sollte es gewünscht sein, kann durch weitere technische Maßnahmen der Zugriff auf die an diesem Ort gespeicherten Dateien auch über das Internet erlaubt werden.  Meist ist hierzu nur das Weiterleiten der entsprechenden Ports im Router Voraussetzung für einen einfachen und reibungslosen Betrieb.

Im Hinblick auf die Sicherheit der gespeicherten Daten ist diese Lösung jedoch nur in Verbindung mit dem Betrieb eines sogenannten Virtuellen Privaten Netzwerks (VPN) zum empfehlen, was jedoch den Konfigurationsaufwand sowohl der Clients als auch der Gegenstelle, zum Beispiel in Form des Routers, in die Höhe treibt.

Verschiedene Versionen

Doch auch wenn die Bereitstellung eines zentralen Netzwerkspeichers viele Vorteile mit sich bringt und unter anderem das Verteilen von Dateien durch kopieren auf einzelne Computer überflüssig macht, so wird ein Problem damit nicht gelöst: Das Vorhalten von Dateien mit verschiedenen Versionsständen. Denn wenn eine Datei bearbeitet und wieder abgespeichert wird, dann wird durch diesen Vorgang die ursprüngliche Datei überschrieben. Sie ist damit in den meisten Fällen unwiederbringlich verloren. Ein ähnliches Problem tritt auch auf, wenn eine zu bearbeitende Datei auf dem lokalen Computer abgespeichert und nach der Bearbeitung wieder auf den Netzwerkspeicher kopiert wird. Wurde die Datei auf dem Netzwerkspeicher zwischenzeitlich geändert, sind diese Änderungen nach dem Kopiervorgang nicht mehr verfügbar.

Dieser Problematik begegnen viele Unternehmen durch den Einsatz datenbankgestützter Dokumentenmanagementsysteme. Für Privatanwender oder kleine Unternehmen stellen diese jedoch meist keine Lösung dar, da die Einrichtung eines solchen Systems zu teuer oder die Implementierung im Verhältnis zum angestrebten Zweck zu aufwändig wäre.

Dokumentenverwaltung per Internet

Wer auf der Suche nach alternativen Lösungen zu den herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen und deren zentraler Struktur ist, findet schnell Programme die ähnliche Funktionen bieten. Zur Bereitstellung von Dateien greifen diese in Zeiten des Web 2.0 oft auf eine Art Cloud-Hosting-Service zurück oder sie verzichten sogar gänzlich auf eine zentrale Speicherung. Der Funktionsumfang erstreckt sich hierbei nicht nur auf das zur Verfügung stellen von Dateien für mehrere Personen, sondern Anwender können darüber hinaus auch noch auf eine Versionierungs- und Synchronisierungsfunktion zurückgreifen. Doch wie zuverlässig arbeiten diese Programme und was gibt es hinsichtlich der Sicherheit zu beachten? Auf den folgenden Seiten haben wir uns das Programm EdocSync näher angeschaut, das das vernetzte Arbeiten mit Hilfe des Internets erleichtern sollen, dabei aber auf eine zentrale Speicherung der Daten verzichtet.