Microsoft Outlook ist für viele Anwender die erste Wahl wenn ein Programm eingesetzt werden soll, welches nicht nur E-Mails senden und empfangen kann, sondern darüber hinaus auch die Verwaltung von Kontakten, Terminen, Notizen und Aufgaben beherrschen soll. Outlook ist bereits im Lieferumfang des kleinsten Microsoft Office Pakets "Office Standard 2007" enthalten und zur vermehrten Verbreitung trägt auch die Beigabe des Programms beim Erwerb ausgesuchter Mobiltelefone bei. Auf dem Markt und im Bewusstsein der Anwender als umfangreiche Kommunikationszentrale positioniert wurde Outlook seit der Version Outlook 97 nicht nur im Detail stetig verbessert.

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. So dürfte alleine die Art und Weise der Datenablage bei Outlook in einer tendenziell großen Datei mit der Dateiendung PST (Post Office file) Anwender nicht nur einmal um den wohlverdienten Schlaf gebracht haben. Wird diese PST-Datei zum Beispiel durch einen fehlerhaften Schreibvorgang so beschädigt, dass sie sich beim nächsten öffnen durch Outlook oder durch verschiedene Werkzeuge von Drittherstellern nicht mehr reparieren lässt, sind auch alle E-Mails, Kontakte und Termine unwiederbringlich verloren. Ein weiteres Problem kann bei älteren Outlook-Versionen die Größe der PST-Datei darstellen. Wächst diese im Laufe der Zeit auf über zwei Gigabyte an, können Daten ebenfalls verloren gehen. Ab Outlook in Version 2003 kann diesem Umstand jedoch durch das Anlegen einer PST-Datei im Unicode-Format abgeholfen werden. Dieser Datenspeicher kann dann 20 GB und mehr fassen- wenn gleich das nicht zu empfehlen ist.

Ein weiteres Manko an Outlook ist, dass der volle Funktionsumfang nur in Verbindung mit einem Microsoft Exchange Server genutzt werden kann. Wer Outlook im privaten Umfeld einsetzt bezahlt beim Erwerb der Software somit für Funktionen, die vermutlich niemals eingesetzt werden. Hierzu gehört leider auch die Fähigkeit der Synchronisation mit einer weiteren Outlook-Installation. Haben wir uns im Artikel Dem Datenchaos vorbeugen: Grundlagen zur Datensynchronisation der Synchronisation von Dateien zugewandt. Nun zeigen wir, wie Sie auch ohne Unterstützung eines Exchange Servers Ihre Outlook-Daten sogar mit Web-Applikationen synchronisieren können.