Desktop-Search-Tools stellen eine Gefahr für die Unternehmenssicherheit dar. Laut einer Studie des Berliner IT-Beratung Berlecon Research
kann eine ungesteuerte Verbreitung der Search-Tools riskant sein, da die Suchprogramme Zugriffs- und Sicherheitsregeln in Unternehmen teilweise nicht berücksichtigen. So könnten laut Berlecon bei falscher Einstellung auch Dokumente indiziert werden, die vertraulich sind. Weiters könnten Websites, die verschlüsselt sind, übertragen werden.

Ein pauschales Verbot der Search-Engines lässt sich aber laut Analysten schwer durchsetzen. Mehr Erfolg verspricht hingegen die Aufklärung der Mitarbeiter über Risiken und die Vorgabe klarer Richtlinien zum Einsatz der Desktop-Search-Tools. Desktop-Search-Tools, mit denen PC-User ihre Festplatte und Anwendungen auf einfache Weise durchsuchen können, sind zunehmend in der Diskussion. Fast alle Betreiber von Suchmaschinen bieten mittlerweile Desktop-Suchtools zum kostenlosen Herunterladen an. Anwender, die die Search-Engines auf ihrem Arbeitsplatz installieren, sollten aber im Zweifelsfall ihre IT-Abteilung davon informieren.

Mittelfristig empfehlen die Berliner Analysten den Einsatz einer einheitlichen Lösung auf Abteilungs- oder Unternehmensebene. Denn durch den schnellen und effizienten Zugriff auf Dokumente und Informationen auf dem PC oder im Netzwerk können Desktop-Search-Tools die Produktivität der Mitarbeiter deutlich erhöhen.